Logiciel de gestion de CV : 8 fonctionnalités essentielles

Un bon logiciel de CV fait gagner un temps précieux au personnel responsable des tâches administratives liées à l’embauche. Il permet notamment l’inscription automatique des candidats, la constitution d’un vivier de CV qualitatifs et le suivi des candidatures. Pour cela, les fonctionnalités recherchées sont :

1) La publication des annonces d’emploi sur différentes plateformes

Alors que la publication d’offres d’emploi sur la plupart des plateformes ou principaux sites d’annonces est payante, un bon logiciel de gestion de CV doit permettre de minimiser ces coûts en offrant des tarifs spéciaux. Il doit également offrir la fonctionnalité essentielle de se charger de publier l’offre d’emploi sur les différents sites appropriés automatiquement.

Les grands avantages de cette fonctionnalité c’est que vous n’avez plus à vous connecter sur chaque site d’offre d’emploi pour diffuser une offre d’emploi et donc plus à retenir plusieurs identifiants et mot de passe, à copier et à coller votre offre d’emploi plusieurs fois. Vous gagnez ainsi un temps considérable en évitant ces tâches ingrates.

2) Le partage des annonces sur les réseaux sociaux

Parce que LinkedIn, Twitter ou encore Facebook sont aujourd’hui des outils de recherche d’emploi pour les candidats, un bon logiciel de CV va lui-même créer des hyperliens de votre annonce d’offre d’emploi et la diffuser sur les réseaux sociaux de votre choix. Chaque hyperlien étant unique, cela va aussi lui permettre d’analyser les sources qui attirent le plus de candidatures.

Ces fonctionnalités sont automatisées et permettent de reconnaître votre compte Facebook, LinkedIn, ou Twitter lorsque vous êtes déjà connecté ainsi un seul clic suffit pour partager votre offre d’emploi sur ces réseaux sociaux.

3) La création d’un questionnaire de présélection

Parce que certaines offres d’emploi peuvent attirer plusieurs dizaines de candidatures pas nécessairement adaptées, un logiciel de CV peut permettre de présélectionner les candidats. Pouvant prendre la forme d’un questionnaire, l’examen de présélection est un moyen d’éliminer directement les candidatures qui ne sont pas pertinentes. On peut notamment créer des critères sur la scolarité, l’expérience ou les compétences afin d’alléger la tâche et de pouvoir consacrer plus de temps sur les candidatures intéressantes.

Certains systèmes de recrutement vous permettent deux choses; 1) Insérer des questions pour filtrer les candidats qui n’ont pas les compétences minimales requises. 2) Évaluer à travers un questionnaire, le candidat sur ses compétences, son profil psychotechnique et ses attentes en termes d’environnement de travail. Le questionnaire génère un résultat jusqu’à 100 (par exemple) et vous permet de trier les candidats par score le plus élevé pour commencer à passer en revue les meilleurs en premier. Vous gagnez ainsi un temps considérable dans votre présélection de candidats.

4) L’enregistrement de notes dans l’historique du candidat

Un bon logiciel de gestion de CV doit vous permettre d’enregistrer des notes concernant les candidats que vous passez en revue. Non seulement ces notes iront s’enregistrer dans l’historique du candidat, mais elles doivent être facilement accessibles. Vous devez pouvoir indiquer la nature de la note : entretien téléphonique, courriel, entretien physique, etc. Ces notes ont pour but d’assurer le suivi de ce candidat et ainsi permettre aux personnes qui travaillent sur les mêmes recrutements d’accéder à une information à jour. De plus ces informations vous aideront à vous repérer si pour recruter en vous aidant de la base de données de candidats d’un ancien d’un ancien recrutement.

5) L’extraction automatique des informations d’un CV

Afin de faire une lecture fiable, efficace et rapide d’un curriculum vitae, un logiciel peut permettre d’extraire automatiquement certaines informations les plus utiles pour les enregistrer et ainsi créer une fiche de candidature. Elle peut aussi comprendre une fonctionnalité de visionnage de CV sans avoir à ouvrir toute la fiche de candidature d’un candidat.

Certains logiciels n’intègrent pas cette fonctionnalité, mais proposent la possibilité d’évaluer les candidats pour leur attribuer un score en fonction de leur compétence et de leur profil psychotechnique en rapport avec le poste proposé. Cette dernière fonctionnalité est très efficace, car elle permet aussi de voir quels sont les candidats les plus motivés par le poste.

6) Le partage des candidatures

Après la présélection des premières candidatures, il peut être intéressant pour le responsable de l’embauche d’une entreprise de partager ses choix avec le ou les services concernés par le poste à pourvoir. Un logiciel de CV peut alors d’envoyer la liste des candidats à plusieurs personnes et de leur permettre des commentaires pour chacun.

7) L’envoi de réponses groupées

Afin de prévenir chaque candidat de sa sélection à la prochaine étape de l’embauche sans écrire chaque courriel un par un, un logiciel de CV permet de rédiger un seul courriel, mais de l’envoyer individuellement à tous.

Vous pouvez par exemple informer des candidats de votre base de données de l’ouverture d’un nouveau poste, remercier des candidats pour leur candidature, demander à des candidats de remplir des documents supplémentaires, etc.

8) L’évaluation des méthodes de recrutement et de leurs coûts

Fonctionnalité non négligeable dans le choix d’un logiciel de CV, un outil de rapport de chaque offre d’emploi va permettre de faire le point après chaque processus d’embauche. Ainsi, les améliorations à apporter seront visibles et claires, le coût et le temps de chaque embauche seront connus et le processus d’embauche sera de plus en plus efficient.

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